Wiesz już co zrobić, by projekt miał szansę na dofinansowanie unijne. Ale samo otrzymanie pieniędzy to nie wszystko. Jeśli nie osiągniesz wskaźników określonych w projekcie, grozi Ci częściowy bądź nawet całkowity zwrot przyznanej dotacji. Dobrze przygotowany projekt, może zminimalizować to ryzyko. Jak to zrobić?



1. Zapoznaj się z regulaminem konkursu, wytycznymi programowi oraz wzorem umowy (lub umową jeśli już realizujesz projekt) o dofinansowanie projektu


O tym jak ważne jest poznanie dokumentacji konkursowej pisałam tutaj. Warto na bieżąco śledzić te dokumenty i co jakiś czas do nich wracać. Zwłaszcza do wytycznych i umowy o dofinansowanie, które od momentu przyznania dofinansowania są najważniejszymi. 
Jako realizator projektu będziesz rozliczany nie tylko finansowo, ale również rzeczowo. Oznacza to, że instytucja, która przyznała Ci dotację będzie sprawdzała nie tylko to czy poprawne są dokumenty finansowe, ale także to, czy pieniądze te zostały przeznaczone na właściwe cele i czy służyły do osiągnięcia założonych w projekcie wskaźników.


2. Opracuj diagnozę


Przystępując do prac nad projektem, powinieneś wiedzieć co chcesz poprzez jego realizację osiągnąć. Musisz zatem znaleźć "uzasadnienie biznesowe" swojego projektu. Pisałam o tym w artykule na temat tego czym jest projekt.
Bez względu na to czy chcesz realizować szkolenia, stworzyć dodatkowe miejsca opieki nad dziećmi w przedszkolu czy wyremontować budynek, musisz przygotować diagnozę, która jednocześnie będzie uzasadnieniem do realizacji projektu.
Prześledź najbardziej aktualne dane statystyczne, raporty i analizy. Przeprowadź także własne badania. To najbardziej uwiarygodni zasadność podejmowania działań projektowych.
Jeśli chcesz zrobić szkolenia - sprawdź na jakie zawody jest zapotrzebowanie w Twoim regionie. Ilu ludzi potencjalnie byłoby chętnych by w takim szkoleniu wziąć udział, i jakie koszty to za sobą pociągnie, poza samym merytorycznym szkoleniem.
Pamiętaj by nie naginać zbytnio rzeczywistości i nie koloryzować, ponieważ będziesz rozliczany z tego, co zapiszesz w projekcie. Jeśli założysz przeszkolenie 100 osób, a tego nie zrobisz ponieważ okaże się, że ludzie nie są zainteresowani tematyką szkoleń, jakie oferujesz, czekają Cię poważne konsekwencje.
Jeśli chcesz coś wyremontować, również musisz poszukać odpowiedzi na pytanie dlaczego. Jeśli powodem jest tylko zmiana estetyczna, to jest to za mało. Ale jeśli dzięki temu zostanie wzmocniony potencjał lokalnej społeczności, która będzie mogła w tym miejscu nie tylko się integrować, ale i kształcić, to już jest dobry argument. W przypadku projektów tzw. inwestycyjnych, konieczne jest również posiadanie takiej dokumentacji jak np. pozwolenie na budowę, zabezpieczenie finansowe na realizację inwestycji czy analiza finansowa i ekonomiczna. Regulamin konkursu za każdym określa jakie dokumenty będą niezbędne do przedstawienia razem z wnioskiem o dofinansowanie.


3. Przygotuj budżet projektu


Gdy opiszesz już powody realizacji projektu, ubierz je następnie w ramy czasowe i finansowe. Określ co chcesz zrobić i w jakim czasie. Najczęściej spotykanym rodzajem harmonogramu realizacji projektu jest wykres Gantta. W jego wierszach przedstawiane są zadania do wykonania, a w kolumnach zaznacza się termin na ich realizację. W opracowaniu tego narzędzia najbardziej pomocny jest arkusz kalkulacyjny. Przyda się on również do przygotowania budżetu. Określisz w nim w sposób szczegółowy wydatki, które planujesz ponieść w swoim projekcie. Budżety projektów (szczególnie tych finansowanych ze środków Unii Europejskiej) mają formę zadaniową. Oznacza to, że określasz zadania - etapy, które będą realizowane w projekcie, a następnie szczegółowo przedstawiasz każdy element zgodnie z poniższym przykładem:

Zadanie Wartość ogółem Suma zadania
Zadanie 1. Szkolenia komputerowe

1.1. Wynagrodzenie trenera (60 godzin * 100 zł/godzina; umowa zlecenie) 6000 24900
1.2. Wynajem sali szkoleniowej (60 godzin * 50 zł/godzina) 3000
1.3. Koszt cateringu (10 os.* 6 dni * 15 zł/osoba) 900
1.4. Koszt zakupu materiałów dydaktycznych i piśmienniczych (60 szt.) 6000
1.5. Koszt egzaminu zewnętrznego (60 os. * 150 zł) 9000
Zadanie 2. Studia podyplomowe

2.1. Studia podyplomowe dla 10 uczestników (10 os. * 5000 zł) 50000 53000
2.2. Zwrot kosztów dojazdu (10 os. * 300zł) 3000
Źródło: opracowanie własne


4. Złóż wniosek o dofinansowanie i realizuj projekt


Gdy zbierzesz całą dokumentację, przygotujesz diagnozę i opracujesz budżet oraz harmonogram realizacji projektu, przelej to wszystko na formularz wniosku o dofinansowanie. Po pozytywnym przejściu procedury oceny i podpisaniu umowy o dofinansowanie, możesz przystąpić do realizacji projektu.
Zachowaj wszystkie opracowane wcześniej materiały w postaci diagnozy, budżetu i harmonogramu - przydadzą się do bieżącego monitorowania postępów w realizacji projektu i wprowadzania do niego ewentualnych korekt. 
Postępując zgodnie z tym, co napisałeś we wniosku o dofinansowanie, a także przestrzegając zapisów umowy o dofinansowanie i wytycznych, nie powinna Ci grozić żadna projektowa katastrofa.