Często w pracy zdarza się tak, że to, co miało pójść nam sprawnie odwleka się w czasie niekoniecznie z naszej winy. Mniejsze lub większe trudności mnożą się jak grzyby po deszczu, a my zamiast wyjść z tego lasu, kręcimy się w nim w kółko. Jak sobie z tymi przeszkodami poradzić?




1. Planowanie

Planowanie to podstawa każdej pracy. Planuję i ja. W tradycyjnym książkowym kalendarzu zapisuję zadania do wykonania w danym tygodniu. Te już zrobione skreślam, a to, czego nie udało się wykonać w pierwotnie określonym dniu, przenoszę na pierwszy wolny termin. Ponadto przed rozpoczęciem każdego większego zadania robię wykres Gantta i wieszam go na tablicy korkowej, by ciągle mieć go przed oczami. Gdy widzę, że wykonanie danego etapu w terminie jest zagrożone, zgłaszam to z wyprzedzeniem, ciągle jednak robiąc wszystko co się da, by jednak nie było konieczne zastosowanie wyjścia awaryjnego. Kiedy jednak nie uda się skończyć etapu w terminie aktualizuję harmonogram z jednoczesnym nie wydłużaniem czasu na realizację całego zadania.


2. Komunikacja i współpraca

Dwa bardzo ważne filary każdej pracy. O tym jak ważna jest komunikacja pisałam w tym artykule. Gdy pracuję z zespołem staram się organizować spotkania krótkie ale częste. Chodzi o to by w porę wyłapać problemy i zareagować odpowiednio wcześniej, zanim urosną do rangi wielkiego kłopotu. Można też wtedy zweryfikować kto gdzie jest ze swoim zadaniem i jak ogólnie wygląda postęp pracy. To też dobry moment by zgłosić swoje wątpliwości i je przegadać. Także dłuższe spotkania, w których dokonywany jest kompleksowy przegląd wykonanych zadań, są bardzo ważne. Zakładam organizację takiego spotkania raz w miesiącu. Uważam, że skoro spotykam się z zespołem regularnie i na bieżąco wiem co się dzieje z projektem, nie jest konieczne zabieranie czasu na dłuższe zebrania. Wyjątkiem jest sytuacja awaryjna.

3. Małe przyjemności

Wbrew pozorom to bardzo ważny element. Nawet gdy pojawiają się problemy, to pijąc kawę z ulubionego kubka uśmiecham się do siebie z myślą, że trudno, nie może być przecież idealnie. Próbuję przekuć problem w wyzwanie. Czasem żeby się zainspirować czymś nowym, wkładam słuchawki i włączam ulubioną muzykę. To zarówno przyjemność jak i odcięcie się od otoczenia. Wbrew pozorom nie rozprasza mnie to. Wręcz przeciwnie, pozwala się skupić na obecnym zadaniu, a nie na tym co się dzieje wokół mnie.
Poza tym nagradzanie siebie to ważny element motywacyjny. Nie warto być dla siebie zbyt surowym, choć podobno to właśnie sami dla siebie jesteśmy najbardziej krytyczni. Może wynika to z tego, że tylko my tak naprawdę wiemy co chcieliśmy osiągnąć, jak to miało wyglądać itp., i gdy jest inaczej wystawiamy sobie najostrzejszą recenzję. Czy tak jest naprawdę - nie wiem. To tylko moja teoria, ale podejrzewam, że mam trochę racji.



4. Przerwa

Nikt z nas nie jest robotem i potrzebuje chwili wytchnienia. Bez tego nie będziemy w stanie wykrzesać z siebie nowej energii i na pewno nie wymyślimy niczego nowego. Skoro nam nie idzie, to może jest to sygnał do tego, by zrobić sobie przerwę. I tu wracamy do punktu wyżej. Chwila odpoczynku, rozmowa z kimś, kto spojrzy z boku na temat, z którym się mierzymy, czasem zajęcie się czymś zupełnie innym. Przewietrzony i wypoczęty umysł może pomóc nam na nowo zmierzyć się z rozwiązywanym zadaniem.

Stosowanie każdego z czterech przytoczonych sposobów na pokonywanie przeszkód podczas wykonywania zadań mi bardzo pomaga w organizacji pracy. Na pewno jest ich więcej. Jeśli je znacie możecie się nimi z nami podzielić w komentarzach.