Udało się! Dostaliśmy zezwolenie kierownictwa na realizację projektu lub nasz wniosek wygrał w konkursie ubiegania się o unijną dotację. Teraz zaczyna się prawdziwa zabawa - jak przygotować sobie dokumentację, którą będziemy się posługiwać i jak ułatwić sobie życie, gdy nasza organizacja nie posiada specjalnego oprogramowania do zarządzania projektami?


1. Folder i segregatory

W tym miejscu pewnie nie jeden z Was się uśmiechnął. W dobie elektronizacji organizacji coraz rzadziej zdarza się, że sprawy są prowadzone papierowo i poza specjalnymi oprogramowaniami. Ale jednak się zdarza. Po pierwsze dlatego, że nie każda organizacja ma wystarczające zasoby finansowe do tego, by posiadać choćby prosty program księgowy (np. niektóre stowarzyszenia wykorzystują biurowy pakiet OpenOffice, który ma tę przewagę nad MS Office, że jest bezpłatny, a arkusz kalkulacyjny różni się od Excela nieznacznie). Po drugie - papier nie zginie. Wiadomo, że tworzy się kopie zapasowe danych itp., ale zawsze bezpieczniej jest posiadać dokument w wersji papierowej. Zwłaszcza księgowy, potwierdzający np. dokonanie transakcji. Poza tym czasem wygodniej i szybciej jest sięgnąć po segregator i wyciągnąć z niego to, czego szukamy. Oczywiście pod warunkiem, że mamy w nim porządek. Ze swojej praktyki polecam segregatory w jednym kolorze dla danego projektu. Odradzam wpinania wszystkich dokumentów do jednego. Lepiej jest założyć kilka segregatorów dla różnych spraw prowadzonych w ramach projektu, a w środku stosować przekładki, gdy mamy różne typy dokumentów. 
Czyli folder na pulpicie z dokumentami w wersji elektronicznej i szafa z segregatorami to podstawa. I duuuuuuużo żółtych samoprzylepnych karteczek na notatki. Fajnie też sprawdzają się one jako zakładki.

2. Harmonogram działań i kalendarz

Warto mieć go zawsze na widoku, a przynajmniej pod ręką. Nie musi być to przypięty do tablicy wykres Gantta, choć taki jest najbardziej popularny. Wystarczy, że gdzieś w zasięgu wzroku będzie informacja od kiedy do kiedy będzie realizowany projekt. Wykres ma tę przewagę, że zawiera zestawienie zadań, które są do zrobienia.

Warto również prowadzić kalendarz. Obojętnie czy będzie on tradycyjny książkowy czy elektroniczny. Dzięki niemu nie umknie nam żadne projektowe spotkanie, a dodatkowo możemy w nim wskazywać terminy zakończenia kolejnych działań, czyli świetnie sprawdzi się w roli harmonogramu. Ten w wersji elektronicznej również przypomni nam o nadchodzących wydarzeniach, a papierowy pozwoli na robienie notatek na projektowych spotkaniach. Same korzyści!

3. Budżet i zestawienie kontrolne

Bez określonego budżetu nie moglibyśmy zacząć projektu. W trakcie starań o uzyskanie zgody na jego realizację budżet może ulegać znacznym modyfikacjom, dlatego gdy już mamy zatwierdzoną jego ostateczną wersję, warto ją mieć w arkuszu kalkulacyjnym.

Prowadzenie bieżącego monitoringu wydatków w projekcie ułatwi nam kontrolę nad nimi. Dzięki zestawieniu kontrolnemu, które pokazuje maksymalne środki przeznaczone na realizację danego zadania, będziemy w każdej chwili wiedzieli, czy przekroczyliśmy już limit finansów w określonej kategorii wydatków czy nie. Możemy też sprawdzić czy na pewno wszystkie otrzymane faktury zostały już zapłacone.

4. Cierpliwość i komunikacja

Nie przejmuj się, jeśli na początku realizacji projektu nie bardzo wiesz jak to wszystko opanować.
Z biegiem projektowych dni wszystko się ułoży i wypracujesz sobie odpowiedni dla siebie sposób działania.
Jedni wolą pracować sami, inni w grupach. To w jaki sposób przebiega komunikacja w projekcie ma ogromny wpływ na jego realizację. Więcej o tym możecie przeczytać tutaj. Zaczynając realizować projekt ustalcie w zespole jak często będziecie się spotykać i w jakiej formie będziecie przekazywać sobie wiadomości. Będziecie stosować określone wzory dokumentów (zalecam) czy zdecydujecie się na całkowitą ich dowolność? Wybierając tę drugą opcję możecie się w pewnym momencie zgubić, a sam projekt wyda się niespójny i chaotyczny. Dokumentacja sporządzana według jednego wzoru może wygląda nudno i sztywno, ale na pewno znacznie ułatwia pracę i poruszanie się po materiałach.

5. Podręczniki, przewodniki i notatki

 Nie bój się korzystać z różnego rodzaju przewodników czy podręczników poświęconych zarządzaniu projektami. Możesz znaleźć w nich mnóstwo inspiracji i wskazówek do realizacji swojego projektu.
Miej też pod ręką notatki ze szkoleń, w których brałeś udział. Zapisuj też pomysły na usprawnienie prac nad projektem, które przyjdą Ci do głowy. Będziesz mógł je wykorzystać w następnym projekcie.

6. Flipchart i tablica korkowa

 Nie są to projektowe "must have", ale na pewno pomagają w pracy zwłaszcza tym, którzy tak jak ja lubią mieć wszystko rozpisane i zwizualizowane. Na tablicy można przyczepić ściągi, harmonogramy czy listę rzeczy do zrobienia, którą po ich wykonaniu można odczepić i zastąpić kolejną.
Z kolei na flipcharcie można rozpisać najważniejsze zadania, rozrysować drzewa celów i problemów czy zestawić działania planowane do realizacji. Będą one widoczne nie tylko dla nas, ale i dla pozostałych naszych współpracowników, nawet tych niezaangażowanych w projekt, którzy po prostu będą wiedzieli co w projekcie piszczy. Czasem jest też łatwiej przekazać coś komuś w formie rysunku, niż skomplikowanego, długiego tekstu. Jeśli nie dysponujecie flipchartem, wystarczą duże arkusze papieru, które można przyczepić do ściany.

Przyjemnym dodatkiem do projektowej pracy jest też ulubiony kubek wypełniony dobrą kawą lub herbatą 😊

Źródło: zdjęcie własne